Que vous deviez mettre en place un séminaire pour 10 ou 300 personnes, ces étapes vous aideront à organiser au mieux votre événement.
1. Objectif et cible
Ces deux points conditionneront toutes vos décisions lors de l’organisation de votre évènement. C’est pourquoi, il est primordial de les définir en premier lieu. En effet, votre séminaire sera radicalement différent selon qu’il s’adresse à vos partenaires, vos collaborateurs ou vos clients.
2. Thème et format
Le thème et le format de votre séminaire seront directement en lien avec votre objectif et votre cible. Commencez par trouver un titre accrocheur qui représente votre thème et motivera votre public potentiel. Ensuite, envisagez les différentes possibilités en termes de format. Week-end, journée ou dîner, cela dépendra encore une fois de vos objectifs et de votre cible.
3. Budget
Vous devrez définir votre budget en fonction des critères suivants (objectif, cible, format) et pas seulement en fonction des exigences internes. Préférez donc négocier des avantages concernant le confort des chambres avec les hôtels, par exemple, plutôt que des remises de prix.
4. Date
Le choix de la date est également important puisqu’il influencera l’affluence à votre séminaire. Évitez les dates comme les week-ends de ponts, les vacances scolaires ou les jours d’évènements sportifs nationaux. Ces dates risqueraient de compromettre la disponibilité des participants, et donc la réussite de votre évènement.
5. Lieu
Faites votre choix en fonction de la capacité d’accueil du lieu, de sa facilité d’accès, des aménagements possibles ou du matériel disponible.
Même si votre lieu de séminaire se trouve au Luxembourg, sa visite est plus que nécessaire. En effet, elle vous permettra de mieux imaginer votre évènement et d’éviter les mauvaises surprises. Une fois le lieu choisi, vous pourrez demander un devis et poser une option pour bloquer sa réservation.
6. Planning
Votre séminaire doit être organisé avec soin, selon un planning défini à l’avance et qui sera communiqué à tous les participants. Il devra comprendre les horaires des conférences et des activités ainsi que les temps de pause. N’oubliez pas de vous laisser une certaine marge de manœuvre afin que les imprévus ne viennent pas perturber tout votre planning.
Astuce : Élaborez un rétroplanning afin de suivre, étape par étape, la préparation de votre événement. Intégrez-y toutes les échéances à respecter en vous laissant également une marge de manœuvre.
7. Communication
Il est essentiel que vous établissiez un plan de communication afin de prévenir tous les invités suffisamment à l’avance et vous assurer de leur présence.
Attention : si certaines activités nécessitent une tenue particulière, énoncez-le clairement (tenue de sport, chaussures de marche, etc.).
Astuce: Pensez également à communiquer après votre événement. Vous pouvez mettre en place un formulaire de satisfaction, remercier les participants et partager les photos prise durant le séminaire.
8. Répétition
La veille de l’évènement, revisitez les lieux et assurez-vous que tout est en place. Ce sera également l’occasion de faire des répétitions, en particulier si une prestation artistique est prévue.
